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PLANEJAMENTO ÁGIL EM 8 PASSOS ESTRATÉGICOS

RONARA ADORNO

Pense em uma viagem: você pretende sair do ponto A e chegar ao ponto B. Esse é a sua visão. A partir disso, traçar ações estratégicas (locais de parada, alimentos para viagem, inheiro para pedágio, etc), indicadores (consumo de combustível, distância restante, velocidade média, etc.) e metas faz todo o sentido.

Planejamento estratégico é um processo de desenvolver e manter uma direção, alinhando as metas e os recursos da organização, preparando-a para as mutantes oportunidades de mercado. E por que ter um? Dentre vários benefícios, destaco a possibilidade de minimizar os pontos fracos e maximizar os pontos fortes da organização; estabelecer um diferencial e  engajar colaboradores.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO TRADICIONAL

Tradicionalmente, quando se fala em planejamento estratégico, as pessoas associam a algo elaborado pela alta administração, extenso, complicado e demorado de realizar. Isso vale tanto para o desenvolvimento do plano em si, o qual pode chegar a levar semanas e até meses, quanto para a sua execução, sua implantação.

Porém, é inimaginável hoje pensar num esforço de concepção do planejamento que leve muitos dias. Assim, aumentar a colaboração e reduzir o tempo de elaboração e a vigência do Planejamento Estratégico é, portanto, imperativo para as empresas que se questionam como serão os próximos anos.

OS 8 PASSOS ESTRATÉGICOS PARA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ÁGIL

É possível criar uma previsão de longo prazo quando não sabemos como será nosso novo normal nem no curto prazo? Como conceder agilidade ao Planejamento Estratégico?

A proposta que eu desenvolvi trago aqui para você, consiste em uma abordagem tradicional nas fases iniciais do projeto e outra mais ágil durante sua execução e monitoramento, usando métodos ágeis como OKR e Scrum. É preciso salientar que quando falo de agilidade não me refiro apenas ao tempo de elaboração ou execução, mas também a um pensamento ágil promovido por meio de um esforço cooperativo e colaborativo entre equipes, líderes e usuários/clientes para fornecer entrega contínua de valor.

Vamos aos 8 passos para que você possa implantar já e turbinar o seu negócio!

  1. DEFINA A VISÃO

Imagine que você está dentro de um avião e não sabe para qual destino ele vai. Para piorar a situação, ainda está no meio de uma tempestade. Pode parecer um cenário improvável, mas se a sua empresa não tem uma estratégia bem definida é como realmente isso acontecesse. Ou seja, sua empresa sendo direcionada para qualquer lugar e sem se preocupar com as ameaças do percurso.

A visão apresenta o futuro, o sonho de longo prazo. Infelizmente, menos de 10% das empresas sabe realmente para onde a empresa está indo e, geralmente, essa visão se restringe aos poucos executivos principais do negócio.

No que sua empresa quer se tornar? Em que direção deve apontar seus esforços? No que você quer focar no próximo trimestre, nos próximos seis meses, em um ano, em dois anos?

As organizações de maior sucesso no mundo, como Google, Uber e Netflix, possuem em comum um futuro claramente claro e as ações estratégicas que levarão até este futuro. São empresas que sonham grande.

  1. CONHEÇA O AMBIENTE

Para implantar o planejamento estratégico é preciso conhecer as capacidades disponíveis atualmente no ambiente interno da empresa, aquelas que estão sob o controle do gestor ou empreendedor. Capacidades podem ser conhecimentos e habilidades da equipe, conhecimentos específicos, infraestrutura, tecnologia, processo de produção, canal de distribuição, dentre outros.

Algumas capacidades constituem-se em verdadeiras forças que  permitirão identificar vantagens competitivas perante a concorrência. Por outro lado, pode ser que sejam identificadas capacidades ausentes, que a empresa não possua ou não faça bem. Por exemplo: controle insuficiente, mão-de-obra não capacitada, tecnologia obsoleta, processo de entrega ineficaz, engajamento de clientes. Cabe à empresa aproveitar o Planejamento Estratégico para maximizar as forças e minimizar as fraquezas.

Mas não basta somente olhar para dentro da organização, é preciso também monitorar o seu ambiente competitivo. Quem são os seus concorrentes diretos? Quais as suas forças? Quais produtos podem substituir o seu? Essas e outras perguntas permitem ao gestor subsídios para desenvolver estratégias diferenciadas.

  1. IDENTIFIQUE IMPULSIONADORES

Um empresa não sobrevive sozinha. É preciso considerar grupos ou indivíduos que possa ser afetados, positiva ou negativamente,  pelas suas políticas e atividades. É o que chamamos de stakeholders e são exemplos: comunidade, sindicatos, associações, faculdades, ONGs, sócios ou governo. É preciso identificar quem são e como podem contribuir.

Outro importante impulsionador são os parceiros: diferentes empresas que passam a cooperar mutuamente para realizar algumas ações ou melhorar os resultados.

Não podemos deixar de lado um outro grande impulsionador estratégico que é a força de trabalho. Quando não há um ambiente harmônico, as pessoas deixam de trocar informações essenciais para o desenvolvimento dos planos.  A partir do estabelecimento da visão, a empresa poderá identificar as lacunas de habilidades e competências dos seus colaboradores, traçando planos de capacitação e desenvolvimento adequados às estratégias traçadas.

  1. ENCONTRE SEU DIFERENCIAL

Diferencial competitivo é algo que dá à empresa uma posição de exclusividade frente aos concorrentes, permitindo que os clientes a percebam como única ou superior às demais.  

O que seu produto ou serviço tem para oferecer que os outros não têm?  O que vai fazer as pessoas escolherem a sua marca ao invés das outras disponíveis?  Essas perguntas e outras te ajudam a definir o seu diferencial competitivo.

  1. DEFINA OBJETIVOS

Em um Planejamento Estratégico, nada do que tiver sido formulado terá valor se não for colocado em prática. Assim, para facilitar o alcance da visão, nós a partimos em objetivos estratégicos que vão ter metas e prazos a cumprir.

Uma metodologia que vem sendo amplamente utilizada nessa etapa são os OKR’s, sigla em inglês para “Objectives and Key Results” – Objetivos e Resultados-chave. Trata-se de um sistema de definição de metas em blocos de curto prazo, numa abordagem simples, criando alinhamento e engajamento da equipe.

No OKR, os objetivos são a descrição concisa, desafiadora e qualitativa do resultado que se deseja atingir, enquanto os Resultados Chave são as métricas ou indicadores que irão medir se este objetivo foi atingido.

Seja usando os OKRs ou outra metodologia, deve-se tomar cuidado para que as metas sejam mensuráveis, específicas, com prazo definido, simples e alcançáveis.

  1. CRIE A ESTRATÉGIA

A estratégia está correlacionada à habilidade de utilizar adequadamente os recursos tecnológicos, físicos, financeiros e humanos, para minimizar os problemas e fraquezas e para maximizar as forças e o uso das oportunidades do ambiente externo.

As organizações podem, em seu Planejamento Estratégico, optar dentre várias estratégias como custo baixo, foco, criação de novos mercados,  crescimento, estabilidade, redução/enxugamento. A escolha da mais adequada vai depender das análises e construções feitas até aqui.

  1. EXECUTE E MONITORE

Em uma abordagem com princípios ágeis usando a metodologia Scrum, por exemplo, são estabelecidos períodos onde as pessoas terão tempos pré-definidos para concluírem entregas claramente definidas. Esses períodos são chamados de sprints e duram geralmente de duas a quatro semanas.

Cada sprint, pode ser relativo a um subconjunto de objetivos e resultados/metas estabelecidos no Planejamento Estratégico  (os OKRs) e  as tarefas a serem realizadas para alcançar tais metas. Existem três grandes grupos de tarefas: o que que precisa ser feito, ou “backlog”; o que está sendo feito; e o que já está feito.

O monitoramento no Scrum prescreve reuniões rápidas e diárias para inspeção e adaptação, além de reuniões de revisão e de retrospectiva.

  1. APRENDA

Todo o processo é retroalimentado periodicamente, para que possamos fazer os ajustes necessários. É um aprendizado constante, portanto. Uma forma rápida e barata de aprender é adotar a construção de protótipos e a realização de testes, que auxiliam no alcance dos objetivos estratégicos com mais agilidade no replanejamento de recursos e alocação orçamentária, caso seja necessário iniciar um novo ciclo de planejamento ou realizar ajustes.

CONCLUSÃO

Ao invés de tratar o Planejamento Estratégico como um evento anual burocrático e pouco efetivo, podemos tornar o processo de criação e execução da estratégia uma rotina ágil e integrada ao cotidiano de todas as pessoas da empresa, promovendo o pensamento e o diálogo colaborativos e efetivos.

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